Digitalisierung Management Systeme

Digitalisierung mit Microsoft Share Point®
Metadaten Management für digitale Prozesse

Audits zu allen ISO Normen – auch als Remoteservice buchbar

Jahre
Kompetenz

Fachkundige
Köpfe

612+

Zufriedene
Kunden

VORTEILE FÜR EINE DIGITALISIERUNG
DER MANAGEMENT SYSTEME
IN MICROSOFT SHARE POINT ®

DAS KÖNNEN SIE VON UNS ERWARTEN

Die Unternehmensprozesse der Zukunft sind digital.

Prozesse und Freigaben der Mitarbeiter finden automatisiert statt. Prüfungen zur Plausibilität laufen über Workflows. Papier wird somit vermieden und die Umwelt geschont.

Auf Basis von Microsoft SharePoint® bauen wir Ihr Management System grundlegend digital auf. Ihre Unternehmensdaten und -dateien mit Metadaten aus.

Zu jeder Ihrer Dateien sind diese Metadaten einzeln definierbare Eigenschaften. Sie können einem Dokument Eigenschaften mitgeben, die es näher spezifizieren, wie bspw. Abteilungen, Rechtegruppen, Ersteller, Revisionen, Ersteller Daten, Standort Zugehörigkeiten, Dokumententypen, etc.

Basierend auf diesen Eigenschaften der Dokumenten können Ihre Dokumente durch Ihre Mitarbeiter wesentlich einfacher und schneller gefunden werden. So sehen Ihre Mitarbeiter dann im Speziellen diejenigen Dokumente, die auch für sie gedacht sind und alle anderen nicht.

Dies hilft allen Mitarbeitern enorm, den Überblick über die Dokumenten Vielfalt zu bewahren. Es wirkt motivierend, da gezielt diejenigen Dokumente dem Mitarbeiter angeboten werden, die zum jeweiligen Prozessschritt gehören.

In einer digitalen Welt gehört dem digitalen Management System die Zukunft.

Wir digitalisieren Ihr Management System mit Microsoft SharePoint®

Vor der Integration und Einführung eines digitalen Management Systems auf Basis Microsoft SharePoint®, beschäftigen wir uns mit der Identifikation, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Optimierung Ihrer vorhandenen Management Dateien und Prozesse.

Für die etablierten Verantwortlichkeiten und Rollen in der bisherigen Organisation werden die entsprechenden Mitarbeiter- und Berechtigungsgruppen definiert.

Es wird eine automatisierte Adressierung der Dateien an Ihre Mitarbeiter sicherstellt und die Metadaten zu allen vorhandenen und neuen Management Dokumentationen festgelegt.

Sie benötigen Unterstützung bei der Digitalisierung Ihres Managementsystems?

Gerne erstellen wir Ihnen ein unverbindliches Angebot.

Sie benötigen Unterstützung bei der Digitalisierung Ihres Managementsystems?

Gerne erstellen wir Ihnen ein unverbindliches Angebot.

1. Projektdefinition und Lastenheft

Festlegung des Projektteams, bestehend aus Kunden- und GLB GmbH Mitarbeitern
Erarbeitung eines kundenindividuellen Microsoft SharePoint® Lastenheftes auf Basis der Kunden Zielvorstellung im Rahmen eines Digitalisierungs-Workshops
Bereitstellung der Basis Microsoft SharePoint® Systemlandschaft für das Digitalisierungsprojekt:
- Team Website
- Vorgabe-Dokumentenbibliothek.
- Nachweis-Dokumentenbibliothek
- Aufgabenliste zum Maßnahmenmanagement im Digitalisierungs-Projekt

2. Dokumentationsrichtlinien

Identifikation der Dokumente, die in der Software Microsoft SharePoint® abgelegt werden sollen (bspw. System Dokumente, Prozesse, Handbücher, Arbeitsanweisungen, Formulare, Vorlagen, Checklisten, u.s.w.
Festlegung der Nachweisdokumente, die im Microsoft SharePoint® abgelegt werden sollen, z.B. Mess- und Prüfberichte, Auditberichte, Management Bewertungen, Lieferantenbewertungen, Kundenzufriedenheitsanalysen, etc.
Abgrenzung derjenigen Dokumente, die nicht im Microsoft SharePoint® erfasst werden sollen, sondern in anderen Systemen, wie z.B. CAQ- oder ERP-Systeme

3. Erarbeitung der Metadaten

Erarbeitung der inhaltlichen Auswahlsystematik für Metadaten: Ein, durch die QAS-Company AG moderierter Workshop, zur Erarbeitung der Metadaten für die Vorgabe-Dokumentenbibliothek und die Nachweis-Dokumentenbibliothek, auf Basis des erarbeiteten Lastenheftes.
Erarbeitung der technischen Auswahlsystematik für Metadaten:
- Eine oder mehrere Textzeilen
- Auswahlmenü mit Einfach- oder Mehrfachauswahl
- Zahl, Währung, Datum oder Uhrzeit
- Nachschlagen in eine andere Bibliothek
- Ja oder Nein Kontrollkästchen
- Person oder Gruppe
- Hyperlink oder Bild
- Berechnete Werte

4. Roll-out Ihres digitalen Management Systems

Finalisierung der Microsoft SharePoint® Teamwebsite
Finalisierung der Microsoft SharePoint® Vorgabe-Dokumentenbibliothek
Finalisierung der Microsoft SharePoint® Nachweis-Dokumentenbibliothek
Umsetzung des Berechtigungskonzepts
Installation aller Auswahl Systematiken für Metadaten
Aktivierung der Dokumentenfreigabe Workflows
Einpflege der Daten und Metadaten-Verschlagwortung
Schulung aller Projektbeteiligten und Mitarbeiter in der Anwendung

1. Projektdefinition und Lastenheft

Festlegung des Projektteams, bestehend aus Kunden- und GLB GmbH Mitarbeitern
Erarbeitung eines kundenindividuellen Microsoft SharePoint® Lastenheftes auf Basis der Kunden Zielvorstellung im Rahmen eines Digitalisierungs-Workshops
Bereitstellung der Basis Microsoft SharePoint® Systemlandschaft für das Digitalisierungsprojekt:
- Team Website
- Vorgabe-Dokumentenbibliothek.
- Nachweis-Dokumentenbibliothek
- Aufgabenliste zum Maßnahmenmanagement im Digitalisierungs-Projekt

2. Dokumentationsrichtlinien

Identifikation der Dokumente, die in der Software Microsoft SharePoint® abgelegt werden sollen (bspw. System Dokumente, Prozesse, Handbücher, Arbeitsanweisungen, Formulare, Vorlagen, Checklisten, u.s.w.
Festlegung der Nachweisdokumente, die im Microsoft SharePoint® abgelegt werden sollen, z.B. Mess- und Prüfberichte, Auditberichte, Management Bewertungen, Lieferantenbewertungen, Kundenzufriedenheitsanalysen, etc.
Abgrenzung derjenigen Dokumente, die nicht im Microsoft SharePoint® erfasst werden sollen, sondern in anderen Systemen, wie z.B. CAQ- oder ERP-Systeme

3. Erarbeitung der Metadaten

Erarbeitung der inhaltlichen Auswahlsystematik für Metadaten: Ein, durch die QAS-Company AG moderierter Workshop, zur Erarbeitung der Metadaten für die Vorgabe-Dokumentenbibliothek und die Nachweis-Dokumentenbibliothek, auf Basis des erarbeiteten Lastenheftes.
Erarbeitung der technischen Auswahlsystematik für Metadaten:
- Eine oder mehrere Textzeilen
- Auswahlmenü mit Einfach- oder Mehrfachauswahl
- Zahl, Währung, Datum oder Uhrzeit
- Nachschlagen in eine andere Bibliothek
- Ja oder Nein Kontrollkästchen
- Person oder Gruppe
- Hyperlink oder Bild
- Berechnete Werte

4. Roll-out Ihres digitalen Management Systems

Finalisierung der Microsoft SharePoint® Teamwebsite
Finalisierung der Microsoft SharePoint® Vorgabe-Dokumentenbibliothek
Finalisierung der Microsoft SharePoint® Nachweis-Dokumentenbibliothek
Umsetzung des Berechtigungskonzepts
Installation aller Auswahl Systematiken für Metadaten
Aktivierung der Dokumentenfreigabe Workflows
Einpflege der Daten und Metadaten-Verschlagwortung
Schulung aller Projektbeteiligten und Mitarbeiter in der Anwendung

Integriert

Microsoft SharePoint® online ist integraler Bestandteil der Microsoft Office365 und somit vollständig vernetzt mit allen anderen zur Verfügung stehenden Apps der Microsoft Office365 Familie. Daten teilen via Microsoft Onedrive® oder Remote Meetings via Microsoft Teams®? Kein Problem!

Zukunftsfähig

Microsoft Office 365 als integriertes und cloud basiertes Betriebssystem ist perfekt gewappnet für die Herausforderungen der Zukunft. Ideal erreichbar weltweit. Mehrfaktor Authentifizierung und Sicherheitsabfragen standardisiert. Keine lokalen Installationen mehr notwendig.

Transparent

Jeder Mitarbeiter hat seinen ganz speziellen Blick auf seine Daten. Die Kunst ist es, dabei für jeden Mitarbeiter diejenigen Daten zusammenzustellen, die er sehen muss. Alle anderen Daten darf er im Umkehrschluss nicht sehen. Microsoft SharePoint® kann über Metadaten und Ansichten so konfiguriert werden, dass dies erreicht werden kann.

Strukturiert

Verschlagwortung der Dateien Ihres Management Systems über Metadaten. Die Metadaten spiegeln sowohl die Aufbauorganisation als auch die Ablauforganisation wieder. Des Weiteren sind in den Metadaten Berechtigung Logiken hinterlegt, die je nach Rechtegruppe für Sichtbarkeit von Daten sorgen.

Visualisiert

Microsoft SharePoint® Management Systeme sind browserbasiert darstellbar über verschiedene Ansichten. Diese Ansichten sind, je nach definierten Metadaten, frei konfigurierbar. Metadaten sind z.B. Land, Standort, Thema, Abteilung, Rechtegruppe, Ersteller, Revisionen, Datum, u.v.m.

Professionell

Unsere Microsoft SharePoint® Profis sind gleichzeitig voll ausgebildete QM-Audtitoren, QM-Berater und Prozessexperten. Sie sind in der Lage, die Anforderungen von Kunden und Normen in Microsoft SharePoint® Metadaten zu übersetzen – Dies macht den Unterschied für Sie als Kunde.

Jahre Kompetenz

Fachkundige Köpfe

Zufriedene Kunden

VORTEILE FÜR EINE DIGITALISIERUNG DER MANAGEMENT SYSTEME IN MICROSOFT SHARE POINT ®

DAS KÖNNEN SIE VON UNS ERWARTEN

Wir digitalisieren Ihr Management System mit Microsoft SharePoint®

Sie benötigen Unterstützung bei der Digitalisierung Ihres Managementsystems?

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1. Projektdefinition und Lastenheft

2. Dokumentationsrichtlinien

3. Erarbeitung der Metadaten

4. Roll-out Ihres digitalen Management Systems

1. Projektdefinition und Lastenheft

2. Dokumentationsrichtlinien

3. Erarbeitung der Metadaten

4. Roll-out Ihres digitalen Management Systems

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Zukunftsfähig

Transparent

Strukturiert

Visualisiert

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